Nicht jede Bank bietet eine direkte Anbindung an Lexware Office. Manche Neobanken, ausländische Konten oder spezielle Geschäftskonten lassen sich schlicht nicht per Multibanking verbinden. Für die Kanzlei heißt das: Bei einzelnen Mandanten fehlen Umsätze im System – und die Buchhaltung bleibt unvollständig.
Die Lösung ist der CSV-Import über ein Offlinekonto. Dieser Guide zeigt den kompletten Prozess, den Sie an Mandanten weitergeben oder selbst übernehmen können: vom Anlegen des Offlinekontos über die korrekte CSV-Formatierung bis zum fehlerfreien Import – inklusive der häufigsten Fehlerquellen.
Wann braucht ein Mandant ein Offlinekonto in Lexware Office?
Bevor ein Offlinekonto angelegt wird, sollte geprüft werden, ob die Bank nicht doch eine direkte Anbindung über Multibanking unterstützt. Lexware Office arbeitet mit über 4.000 Banken zusammen – die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Bank des Mandanten dabei ist.
Ein Offlinekonto ist in folgenden Situationen sinnvoll:
- Die Bank bietet keine PSD2-Schnittstelle – einige kleinere Institute oder ausländische Banken haben keine Anbindung
- Kreditkarten ohne Bankanbindung – manche Kreditkartenanbieter (z. B. American Express Business) erfordern manuellen Import
- PayPal Business – obwohl PayPal eine Anbindung hat, bevorzugen manche den CSV-Import für mehr Kontrolle
- Auslandskonten – Geschäftskonten bei Banken wie Wise, Revolut Business oder Mercury
- Temporäre Bankstörungen – wenn die automatische Anbindung vorübergehend nicht funktioniert und Umsätze fehlen
Schritt 1: Offlinekonto in Lexware Office anlegen
Das Einrichten eines Offlinekontos dauert nur wenige Minuten:
- Im Lexware Office Account anmelden
- Zu Finanzen → Bank navigieren
- Oben rechts auf die drei Punkte (⋯) klicken und „Konto hinzufügen" wählen
- „Neues Konto" wählen und auf „Weiter" klicken
- Den Namen der Bank eingeben – wenn keine Anbindung verfügbar ist, erscheint die Meldung: „Ihre Bank unterstützt leider keine Anbindung"
- Auf „Konto anlegen" klicken
- Kontodaten ausfüllen: Kontobezeichnung, IBAN (optional), Kontoart (Girokonto, Kreditkarte, etc.)
- Auf „Fertig stellen" klicken
Das Offlinekonto erscheint jetzt unter „Aktive Konten" in der Bankübersicht. Es ist an der durchgestrichenen Wolke (☁̸) neben der Kontobezeichnung erkennbar – das Symbol zeigt an, dass keine automatische Synchronisierung läuft.
Kontoarten im Offlinemodus
Verschiedene Kontoarten lassen sich als Offlinekonto führen:
| Kontoart | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|
| Girokonto | Ausländische Bankkonten, Neobanken ohne PSD2 |
| Kreditkarte | Amex Business, spezielle Corporate Cards |
| PayPal | Wenn die automatische PayPal-Anbindung nicht genutzt wird |
| Tagesgeld/Festgeld | Für steuerrelevante Zinserträge |
Schritt 2: CSV-Datei korrekt formatieren
Der häufigste Grund für fehlgeschlagene CSV-Imports ist eine falsch formatierte Datei. Hier lohnt sich Sorgfalt.
CSV-Datei aus dem Online-Banking exportieren
Nahezu jede Bank bietet die Möglichkeit, Umsätze als CSV-Datei zu exportieren. In der Regel findet sich die Funktion unter:
- Umsatzanzeige → Export/Download → Format: CSV
- Den gewünschten Zeitraum wählen (z. B. den aktuellen Monat)
- Die Datei auf dem Computer speichern
Die 4 Pflichtfelder für den CSV-Import
Lexware Office benötigt mindestens diese vier Informationen pro Buchungszeile:
- Datum – Buchungsdatum der Transaktion (Format: TT.MM.JJJJ)
- Verwendungszweck – die Buchungsbeschreibung
- Auftraggeber/Empfänger – Name des Geschäftspartners (kann in einer oder zwei Spalten stehen)
- Betrag – der Buchungsbetrag (kann als eine Spalte oder getrennt in Soll/Haben stehen)
CSV-Datei bereinigen
Die exportierte CSV-Datei in Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc öffnen und bereinigen:
- Überflüssige Spalten löschen – Spalten wie Saldo, Kontonummer, BIC etc. entfernen – nur die 4 Pflichtfelder behalten
- Leere Felder füllen – fehlt bei einem Umsatz der Verwendungszweck, einen eintragen (z. B. „Bareinzahlung")
- Kopfzeile prüfen – die erste Zeile sollte die Spaltenüberschriften enthalten
- Datumsformat vereinheitlichen – Lexware Office erwartet ein konsistentes Format
- Beträge korrekt formatieren – Dezimalkomma statt Punkt, kein Tausenderpunkt, kein Währungszeichen
Beispiel: So sieht eine korrekte CSV-Datei aus
Datum;Verwendungszweck;Auftraggeber/Empfänger;Betrag
15.01.2026;Miete Büro Januar;Hausverwaltung Müller GmbH;-850,00
16.01.2026;Rechnung #2026-001;Kunde Max Mustermann;2.380,00
17.01.2026;Telekom Rechnung;Deutsche Telekom AG;-49,95
20.01.2026;Tanken Firmenwagen;Shell Station Hamburg;-72,43
Schritt 3: CSV-Datei in Lexware Office importieren
So wird die vorbereitete CSV-Datei importiert:
- Zu Finanzen → Bank navigieren
- Das Offlinekonto in der Übersicht suchen
- Auf die drei Punkte (⋯) neben „Umsätze anzeigen" klicken
- „Umsätze importieren (CSV)" wählen
- Die bereinigte CSV-Datei hochladen
- Auf „Weiter" klicken
Spalten korrekt zuordnen
Lexware Office zeigt jetzt eine Vorschau der Daten. Für jede Spalte muss die korrekte Bezeichnung zugewiesen werden:
- Datum → Spalte mit dem Buchungsdatum
- Verwendungszweck → Spalte mit der Buchungsbeschreibung
- Auftraggeber/Empfänger → Name des Geschäftspartners (bei getrennten Spalten: jeweils einzeln zuordnen)
- Betrag → Buchungsbetrag (bei getrennten Spalten: „Soll" und „Haben" einzeln zuordnen)
Die Vorschau sorgfältig prüfen. Wenn alles korrekt aussieht, auf „Umsätze jetzt importieren" klicken.
Nach dem Import: Umsätze zuordnen
Nach dem erfolgreichen Import stehen die Umsätze unter „Nicht zugeordnet" in der Bankübersicht. Jetzt beginnt der eigentliche Teil: die Zuordnung zu Belegen und Kategorien.
Manuelle Zuordnung
- Auf einen nicht zugeordneten Umsatz klicken
- Die passende Buchungskategorie wählen (z. B. Büromaterial, Reisekosten, Einnahmen)
- Einen vorhandenen Beleg zuordnen (oder einen hochladen)
- Die Buchung bestätigen
Automatische Zuordnung mit Bankregeln
Für wiederkehrende Umsätze (Miete, Telefonrechnung, Software-Abos) lohnt es sich, Bankregeln einzurichten. Lexware Office erkennt dann automatisch den Geschäftspartner und ordnet Kategorie, Steuerschlüssel und sogar den Beleg zu – auch bei CSV-importierten Umsätzen.
Häufige Fehler beim CSV-Import – und wie Sie sie lösen
❌ „Die Datei konnte nicht gelesen werden"
- Ursache: falsches Dateiformat oder Encoding
- Lösung: als CSV UTF-8 (mit Trennzeichen) oder CSV (Semikolon-getrennt) speichern. In Excel: „Speichern unter" → Dateityp: CSV UTF-8
❌ Beträge werden falsch importiert
- Ursache: Punkt statt Komma als Dezimaltrennzeichen, oder Tausenderpunkte
- Lösung: Komma als Dezimaltrenner verwenden (z. B. 1234,56 statt 1.234.56). Kein Eurozeichen, kein Tausenderpunkt.
❌ Datum wird nicht erkannt
- Ursache: uneinheitliches oder amerikanisches Datumsformat
- Lösung: durchgehend TT.MM.JJJJ verwenden (z. B. 15.01.2026)
❌ Leere Felder verursachen Fehler
- Ursache: fehlender Verwendungszweck oder fehlender Name
- Lösung: alle Pflichtfelder füllen. Bei fehlenden Informationen einen Platzhalter eintragen (z. B. „Bareinzahlung", „Umbuchung")
❌ Umsätze doppelt importiert
- Ursache: überlappender Zeitraum beim erneuten Import
- Lösung: ein Import-Protokoll führen – Datum und Zeitraum jedes Imports notieren. Doppelte Umsätze können nur ausgeblendet, nicht gelöscht werden.
CSV-Import vs. direkte Bankanbindung – Was ist besser?
| Kriterium | Direkte Anbindung | CSV-Import |
|---|---|---|
| Automatisierung | ✅ Vollautomatisch | ❌ Manueller Export/Import |
| Echtzeit-Sync | ✅ Täglich | ❌ Bei jedem Import |
| Fehleranfälligkeit | ✅ Gering | ⚠️ Formatfehler möglich |
| Bankregeln | ✅ Funktionieren | ✅ Funktionieren |
| Verfügbarkeit | ⚠️ ~4.000 Banken | ✅ Jede Bank |
Empfehlung: Die direkte Anbindung nutzen, wo immer möglich. Der CSV-Import ist eine zuverlässige Übergangslösung für Konten ohne Anbindung – er erfordert aber regelmäßige manuelle Arbeit. Im Onboarding eines Mandanten lohnt es sich, jedes Konto einmal durchzugehen und festzulegen, welche sich anbinden lassen und für welche der CSV-Weg bleibt.
Fazit: CSV-Import als zuverlässige Alternative
Der CSV-Import in Lexware Office ist die passende Lösung, wenn die Bank eines Mandanten keine direkte Anbindung unterstützt. Mit der richtigen Vorbereitung – saubere CSV-Datei, korrekte Formatierung, systematisches Vorgehen – wird der Import zur schnellen Routine.
Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Offlinekonto einmalig anlegen – dauert 2 Minuten
- CSV-Datei immer mit den 4 Pflichtfeldern vorbereiten
- Import-Protokoll führen, um Dubletten zu vermeiden
- Bankregeln auch für Offline-Umsätze nutzen
- Regelmäßig prüfen, ob die Bank mittlerweile eine Anbindung unterstützt