Weiß ein Mandant, welche Kundenrechnungen gerade offen sind — und welche Lieferantenrechnungen diese Woche noch bezahlt werden müssen? Wenn die Antwort „nicht genau" lautet, gibt es ein Problem: offene Posten sind der stille Killer der Liquidität. Und wenn Mandanten den Überblick verlieren, wird das spätestens bei Quartals- und Jahresabschluss zum Thema für die Kanzlei.
Die OPOS-Liste (Offene-Posten-Liste) in Lexware Office gibt auf einen Blick volle Kontrolle: Welche Rechnungen sind offen? Was ist überfällig? Wo drohen Zahlungsausfälle? Dieser Guide zeigt, wie Ihre Mandanten die OPOS-Liste effektiv nutzen — und wie Sie die Daten für Bilanzierung, Ist-Versteuerung und Wertberichtigungen verwenden.
Was sind Offene Posten – und warum sind sie so wichtig?
Unter Offene Posten (OPOS) werden alle Rechnungen zusammengefasst, bei denen der Geldfluss noch fehlt — also:
- Offene Forderungen: Rechnungen an Kunden, die noch nicht bezahlt wurden
- Offene Verbindlichkeiten: Rechnungen von Lieferanten, die noch bezahlt werden müssen
Klingt simpel? Ist es auch — in der Theorie. In der Praxis verliert man zwischen Kreditkartenabbuchungen, Daueraufträgen, Lastschriften und manuellen Überweisungen schnell den Überblick. Und genau das wird teuer:
- Verzugsgebühren bei verspäteten Zahlungen an Lieferanten
- Liquiditätsengpässe durch nicht eingetriebene Forderungen
- Geschäftliche Risiken durch unerkannte Zahlungsausfälle
- Unnötiger Stress zum Quartals- oder Jahresende
Die OPOS Liste in Lexware Office erstellen
Lexware Office macht es einfach: Die OPOS-Liste wird automatisch aus den erfassten Rechnungen und Zahlungen generiert. Manuell pflegen muss man nichts.
So wird die OPOS Liste aufgerufen
- Im Lexware Office Dashboard anmelden
- In der oberen Menüleiste zu Buchhaltung → Offene Posten navigieren
- Im ersten Dropdown-Menü wählen: Offene Kundenrechnungen (Forderungen) oder Offene Lieferantenrechnungen (Verbindlichkeiten)
- Optional: im zweiten Dropdown nach einem bestimmten Kunden oder Lieferanten filtern
Was die OPOS Liste zeigt
Die Ansicht bietet für jede offene Rechnung folgende Informationen:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde/Lieferant | Name des Geschäftspartners |
| Rechnungsnummer | Referenznummer |
| Rechnungsdatum | Wann die Rechnung erstellt/empfangen wurde |
| Fälligkeitsdatum | Bis wann bezahlt werden muss |
| Status | 🟢 Offen | 🟡 Fällig | 🔴 Überfällig |
| Offener Betrag | Der noch ausstehende Betrag (bei Teilzahlungen: der Rest) |
Am Ende der Ansicht steht die Gesamtsumme aller offenen Posten — getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten. Über den Button „Drucken" lässt sich die Liste als PDF exportieren — ideal für die Übergabe an die Kanzlei.
Der optimale OPOS-Workflow
Eine OPOS-Liste ist nur so nützlich wie die Routinen darum herum. Empfohlener Workflow:
Wöchentlicher Check (10 Minuten)
- Offene Kundenrechnungen prüfen: Gibt es überfällige Rechnungen?
- Zahlungserinnerungen versenden: Für Rechnungen, die 7+ Tage überfällig sind
- Offene Lieferantenrechnungen prüfen: Welche Zahlungen stehen diese Woche an?
- Kontodeckung sicherstellen: Reicht der Kontostand für anstehende Zahlungen?
Monatlicher Review (30 Minuten)
- OPOS-Liste als PDF exportieren und archivieren
- Chronisch säumige Kunden identifizieren: Wer bezahlt regelmäßig zu spät?
- Mahnprozess einleiten: Für Rechnungen, die 30+ Tage überfällig sind
- Gesamtvolumen der offenen Posten bewerten: Steigt der Betrag? Das ist ein Warnsignal.
Forderungsmanagement: Wenn Kunden nicht zahlen
Die OPOS-Liste zeigt sofort, welche Kunden im Zahlungsverzug sind. Empfohlener Eskalationsprozess:
Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit)
Eine kurze, freundliche E-Mail reicht oft. Viele Kunden haben einfach vergessen zu überweisen. Lexware Office kann automatisierte Zahlungserinnerungen versenden — aktivierbar unter Einstellungen → Mahnwesen.
Stufe 2: Erste Mahnung (14 Tage nach Fälligkeit)
Wurde die Erinnerung ignoriert, folgt eine formelle erste Mahnung. In Lexware Office lassen sich Mahnungen direkt aus der OPOS-Liste erstellen.
Stufe 3: Zweite Mahnung mit Fristsetzung (30 Tage nach Fälligkeit)
Eine klare Frist setzen (z. B. 14 Tage) und auf mögliche Verzugszinsen hinweisen. Der gesetzliche Verzugszins für Geschäfte zwischen Unternehmen beträgt 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).
Stufe 4: Letzte Mahnung / Inkasso (60+ Tage nach Fälligkeit)
Rechtliche Schritte ankündigen. Ab hier kommt ein Inkassounternehmen oder ein Mahnbescheid in Betracht.
OPOS Liste und Liquiditätsplanung verbinden
Die OPOS-Liste wird oft nur als „Mahnwerkzeug" gesehen. Dabei ist sie ein mächtiges Planungsinstrument für die Liquidität:
Verfügbare Liquidität = Kontostand + erwartete Zahlungseingänge − anstehende Zahlungsausgänge
Aus der OPOS-Liste lässt sich direkt ablesen:
- Erwartete Zahlungseingänge = Summe aller offenen Kundenrechnungen (nach Fälligkeitsdatum gewichtet)
- Anstehende Zahlungsausgänge = Summe aller offenen Lieferantenrechnungen
So erkennt man frühzeitig, ob in den nächsten 2–4 Wochen ein Liquiditätsengpass droht — und kann rechtzeitig gegensteuern (Zahlungserinnerungen versenden, Zahlungsziele mit Lieferanten verlängern oder eine Kreditlinie nutzen). Mehr dazu im Guide Liquidität verbessern.
Häufige Fehler beim OPOS-Management
- OPOS-Liste nie prüfen — Rechnungen geraten in Vergessenheit, Geld geht verloren
- Belege ohne Zuordnung buchen — ohne verknüpften Zahlungseingang bleibt die Rechnung ewig „offen"
- Keine Zahlungsziele auf Rechnungen — ohne Fälligkeitsdatum kann Lexware Office keinen Status berechnen
- Teilzahlungen nicht erfassen — zahlt ein Kunde nur einen Teil, muss die Teilzahlung korrekt zugeordnet werden, damit der Restbetrag offen bleibt
- Zu lange warten mit dem Mahnen — je länger man wartet, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung
OPOS für die Kanzlei vorbereiten
Zum Quartals- und Jahresende benötigt die Kanzlei in der Regel eine aktuelle OPOS-Liste — insbesondere für:
- Bilanzierung: Forderungen und Verbindlichkeiten müssen korrekt ausgewiesen werden
- USt-Voranmeldung: Bei Ist-Versteuerung sind nur bezahlte Rechnungen relevant
- Wertberichtigungen: Uneinbringliche Forderungen müssen abgeschrieben werden
Ihre Mandanten exportieren die OPOS-Liste als PDF über den „Drucken"-Button oder übergeben die Daten direkt über die Steuerberater-Anbindung von Lexware Office.
Eskalationsstufen bei überfälligen Rechnungen
Nicht jeder säumige Zahler ist ein schlechter Kunde. Stufenweise vorgehen:
- Freundliche Erinnerung (Tag 1–3 nach Fälligkeit): Kurze E-Mail — oft wurde die Rechnung schlicht übersehen
- 1. Mahnung (14 Tage): Offizielles Mahnschreiben mit neuer Zahlungsfrist
- 2. Mahnung (28 Tage): Erneute Mahnung mit Hinweis auf Mahnkosten und Verzugszinsen
- Letzte Mahnung (42 Tage): Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens
- Inkasso/Mahnbescheid: Als letztes Mittel den Rechtsweg einleiten
Fazit: OPOS ist das Frühwarnsystem für Liquidität
Die OPOS-Liste in Lexware Office ist mehr als eine Übersicht offener Rechnungen — sie ist das Frühwarnsystem für Liquiditätsprobleme und ein essentielles Werkzeug für professionelles Forderungsmanagement. Ihre Mandanten sollten die Liste mindestens wöchentlich prüfen, Zahlungserinnerungen spätestens 7 Tage nach Fälligkeit versenden, die Daten für die Liquiditätsplanung nutzen und die Liste zum Quartalsende für die Kanzlei exportieren. Kombiniert mit automatisierten Bankregeln und einem laufend gepflegten Bankabgleich wird aus der OPOS-Liste ein echtes Steuerungsinstrument.