Die Abschreibung (AfA) gehört zu den Themen, bei denen eine Kanzlei für ihre Mandanten echten Mehrwert schafft: Wer Anschaffungen richtig ansetzt, senkt die Steuerlast spürbar. Betriebliche Anschaffungen verlieren über die Jahre an Wert — und genau diesen Wertverlust bildet die AfA ab.
Dieser Guide fasst zusammen, was Sie bei der Anlagenbuchhaltung Ihrer Mandanten im Blick behalten: welche Methoden es gibt, wann die GWG-Regelung und die digitale Sofortabschreibung greifen, wie die Sonderabschreibung nach § 7g EStG funktioniert — und wie sich die AfA in der laufenden Buchführung automatisiert vorbereiten lässt.
Was ist eine Abschreibung?
AfA steht für Absetzung für Abnutzung. Sie verteilt die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts über dessen betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer als Betriebsausgabe.
Abschreibungsmethoden im Überblick
| Methode | Wie? | Wann? |
|---|---|---|
| Linear | Gleiche Beträge pro Jahr | Standardmethode |
| Degressiv | Fester Prozentsatz vom Restwert | Bis 2028 wieder erlaubt |
| GWG | Sofortabschreibung | Bis 800 € netto |
| Sonder-AfA § 7g | 40 % zusätzlich im 1. Jahr | Gewinn < 200.000 € |
| Computer/Software | Sofort abschreiben | Seit 2021 unbegrenzt |
Lineare Abschreibung – Beispiel
Ein Laptop kostet 2.400 € netto mit 3 Jahren Nutzungsdauer:
- Jährliche AfA: 2.400 € ÷ 3 = 800 € pro Jahr
- Monatliche AfA: 800 € ÷ 12 = 66,67 € pro Monat
Degressive Abschreibung – Beispiel
Maschine für 10.000 €, degressiver Satz 25 %:
| Jahr | Restwert Anfang | AfA (25 %) | Restwert Ende |
|---|---|---|---|
| 1 | 10.000 € | 2.500 € | 7.500 € |
| 2 | 7.500 € | 1.875 € | 5.625 € |
| 3 | 5.625 € | 1.406 € | 4.219 € |
Ab dem Zeitpunkt, an dem die lineare AfA höher wäre, wird zur linearen Methode gewechselt.
GWG: Sofortabschreibung bis 800 €
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit Anschaffungskosten bis 800 € netto können im Jahr der Anschaffung sofort komplett abgeschrieben werden — kein Aufteilen über die Nutzungsdauer nötig.
Typische GWG:
- Bildschirme, Tastaturen, Mäuse (einzeln betrachtet)
- Bürostühle und kleinere Möbel unter 800 € netto
- Werkzeuge, Drucker und Kleingeräte
- Externe Festplatten und USB-Hubs
Digitale Wirtschaftsgüter: Sofortabschreibung seit 2021
Seit 2021 können Computer, Laptops, Tablets, Software und Peripheriegeräte unabhängig vom Preis im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden. Die reguläre Nutzungsdauer von 3 Jahren wird auf 1 Jahr verkürzt.
Das gilt für:
- Desktop-PCs und Laptops (auch über 800 €)
- Tablets und Smartphones (bei überwiegend betrieblicher Nutzung)
- Software, SaaS-Lizenzen und Cloud-Dienste
- Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner, Monitore
- Netzwerk-Hardware (Router, Switches, Access Points)
Ein MacBook Pro für 2.500 € netto? Komplett im Anschaffungsjahr absetzbar. Ein professionelles Softwarepaket für 5.000 €? Ebenfalls sofort. Diese Regelung ist eine enorme Steuersparopportunität, die viele Mandanten nicht kennen — hier kann die Kanzlei aktiv beraten.
Sonderabschreibung nach § 7g EStG
Kleine und mittlere Unternehmen können zusätzlich zur normalen AfA eine Sonderabschreibung von 40 % im ersten Jahr nutzen. Voraussetzungen:
- Gewinn im Vorjahr unter 200.000 €
- Das Wirtschaftsgut wird zu mindestens 90 % betrieblich genutzt
- Es verbleibt mindestens bis zum Ende des Folgejahres im Betrieb
Rechenbeispiel Sonderabschreibung
Ein Mandant kauft eine Kamera für 3.000 € netto (Nutzungsdauer 7 Jahre):
- Normale AfA Jahr 1: 3.000 ÷ 7 = 428,57 €
- Sonderabschreibung: 3.000 × 40 % = 1.200 €
- Gesamt Jahr 1: 1.628,57 € (statt nur 428,57 €)
Investitionsabzugsbetrag (IAB): Steuern sparen vor dem Kauf
Der IAB nach § 7g EStG ist ein oft übersehener Steuervorteil: Bis zu 50 % der geplanten Anschaffungskosten können bereits vor dem Kauf gewinnmindernd abgezogen werden. Das bedeutet Steuersparen, bevor der Gegenstand überhaupt gekauft ist.
- Voraussetzung: Gewinn im Vorjahr unter 200.000 €
- Investition muss innerhalb von 3 Jahren erfolgen
- Mindestens 90 % betriebliche Nutzung
Praxisbeispiel: Ein Mandant plant 2027 ein professionelles Kamerasystem für 4.000 €. Bereits in der EÜR 2026 können 2.000 € gewinnmindernd abgezogen werden — ohne den Gegenstand schon gekauft zu haben.
AfA-Tabelle: Die wichtigsten Nutzungsdauern
Das Bundesministerium der Finanzen legt die Nutzungsdauern fest:
| Wirtschaftsgut | Nutzungsdauer | AfA / Jahr (bei 1.000 €) |
|---|---|---|
| Computer / Laptop | 1 Jahr (Sofort) | 1.000 € |
| Smartphone | 5 Jahre | 200 € |
| Büromöbel | 13 Jahre | 76,92 € |
| PKW | 6 Jahre | 166,67 € |
| Kamera / Fotoausrüstung | 7 Jahre | 142,86 € |
AfA bei gemischter Nutzung
Nutzt ein Mandant ein Wirtschaftsgut sowohl privat als auch geschäftlich, muss der betriebliche Nutzungsanteil ermittelt und dokumentiert werden:
| Wirtschaftsgut | Typischer betrieblicher Anteil | Nachweis |
|---|---|---|
| Smartphone | 50–80 % | Einzelverbindungsnachweis oder Schätzung |
| PKW | Individuell | Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung |
| Laptop | 70–100 % | Aufzeichnung über 3 Monate |
| Fahrrad/E-Bike | Individuell | Fahrtenbuch-ähnliche Aufzeichnung |
Häufige AfA-Fehler vermeiden
- GWG einzeln aufteilen: Funktional zusammengehörende Teile (PC + Monitor + Tastatur als Arbeitsplatz) können vom Finanzamt als ein Wirtschaftsgut bewertet werden
- Private Nutzung vergessen: Bei gemischter Nutzung nur den betrieblichen Anteil abschreiben (z. B. 70 % betrieblich → 70 % AfA)
- Digitale Sofortabschreibung nicht genutzt: Seit 2021 können Computer sofort abgeschrieben werden — viele verteilen die Kosten unnötig über 3 Jahre
- Anlagenspiegel nicht geführt: Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Aufstellung aller Anlagegüter
AfA-Checkliste: Was ist abschreibungsfähig?
Typische abschreibungsfähige Wirtschaftsgüter im Mandantenbestand:
- IT-Ausstattung: Laptop, Monitor, Drucker, Software-Lizenzen (Nutzungsdauer: 3 Jahre, seit 2021 Sofortabschreibung)
- Büromöbel: Schreibtisch, Bürostuhl, Regale (Nutzungsdauer: 13 Jahre)
- Fahrzeuge: PKW (6 Jahre), Transporter (9 Jahre), E-Bike (7 Jahre)
- Büro-/Praxiseinrichtung: Küche, Sanitäranlagen, Beleuchtung (8–15 Jahre)
- Werkzeuge und Maschinen: je nach Art 3–15 Jahre
AfA in der laufenden Buchführung
Wird ein Wirtschaftsgut über 800 € netto gebucht, gehört es ins Anlageverzeichnis: Nutzungsdauer zuweisen, jährliche AfA berechnen, monatlich anteilig als Betriebsausgabe buchen und den Anlagenspiegel für den Jahresabschluss bzw. die EÜR bereithalten. In Lexware Office und anderen Systemen läuft die Anlagenbuchhaltung weitgehend automatisch — die Kanzlei prüft nur noch Ansatz und Nutzungsdauer.
Fazit: Abschreibung als Beratungshebel nutzen
Die AfA ist eines der wirkungsvollsten Instrumente, mit denen eine Kanzlei die Steuerlast ihrer Mandanten steuert. Sofortabschreibung für digitale Wirtschaftsgüter, GWG-Regelung bis 800 € und bei größeren Investitionen der Investitionsabzugsbetrag plus Sonderabschreibung — wer diese Hebel bei jeder Neuanschaffung mitdenkt, holt für den Mandanten das Maximum heraus und stärkt zugleich dessen Liquidität. Der Schlüssel liegt in einer sauber geführten Anlagenbuchhaltung, aus der sich die AfA jederzeit korrekt ableiten lässt.