Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer. Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen — und mit der 100.000-€-Live-Grenze eine grundlegende Änderung, die die Kanzlei laufend im Blick behalten muss. Dieser Guide fasst die aktuellen Regeln zusammen und zeigt, wann sich die Regelung für einen Mandanten lohnt — und wann nicht.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und diese nicht an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug können sie auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Die neuen Grenzen seit 2025
| Bis 2024 | Ab 2025 | |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz | ≤ 22.000 € | ≤ 25.000 € |
| Laufendes Jahr | ≤ 50.000 € (geschätzt) | ≤ 100.000 € (tatsächlich) |
Wichtige Änderung: Die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr ist jetzt eine Live-Grenze. Sobald der Mandant sie überschreitet, muss er ab dem nächsten Umsatz Umsatzsteuer ausweisen — nicht erst im Folgejahr.
Wer kann Kleinunternehmer sein?
- Einzelunternehmer und Selbstständige
- Freiberufler (auch ohne Gewerbe)
- GbR-Gesellschafter
- Existenzgründer im ersten Jahr
Anmeldung als Kleinunternehmer
Die Regelung wird beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgewählt — entweder bei Gründung oder durch formlosen Antrag beim Finanzamt:
- Bei Neugründung: im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (ELSTER) die Frage zur Kleinunternehmerregelung mit „Ja" beantworten
- Umsatzschätzung angeben: Das Finanzamt prüft, ob die geschätzten Umsätze unter den Grenzen liegen
- Nachträglich wechseln: Werden die Grenzen unterschritten, kann formlos zum Jahreswechsel in die Kleinunternehmerregelung gewechselt werden
Rechnung als Kleinunternehmer
Auf den Rechnungen dürfen kein Steuersatz und keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen ist ein Hinweis aufzunehmen:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Ansonsten gelten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG:
- vollständiger Name und Anschrift des Mandanten
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer (eine USt-IdNr. ist nicht nötig)
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
- Nettobetrag (= Bruttobetrag, da keine USt)
Mehr dazu im Beitrag Rechnungslayout in Lexware Office.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- keine UStVA und keine (nur vereinfachte) Umsatzsteuerjahreserklärung
- geringerer Verwaltungsaufwand
- Preisvorteil bei Privatkunden (kein 19-%-Aufschlag)
Nachteile
- kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
- Nachteil bei hohen Anschaffungskosten
- kann unprofessionell wirken (keine USt-IdNr.)
Vorsteuerabzug: das Rechenbeispiel
Der größte Nachteil ist der fehlende Vorsteuerabzug. Als Kleinunternehmer zahlt der Mandant bei jedem Einkauf die volle Umsatzsteuer, ohne sie zurückzubekommen. Ein Vergleich am Beispiel eines Webdesigners mit 20.000 € Jahresumsatz:
Szenario A — Kleinunternehmer:
- Umsatz: 20.000 € (netto = brutto, keine USt)
- Ausgaben: 5.000 € brutto (inkl. ~800 € USt, die nicht zurückkommt)
- effektiver Gewinn: 15.000 €
Szenario B — Regelbesteuerung:
- Umsatz: 20.000 € netto + 3.800 € USt = 23.800 € brutto (B2B-Kunden ist das egal)
- Ausgaben: 5.000 € brutto, davon 800 € Vorsteuer → netto 4.200 €
- USt-Zahllast: 3.800 € − 800 € = 3.000 € ans Finanzamt
- effektiver Gewinn: 15.800 € (800 € mehr)
Wann lohnt sich der Verzicht?
Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (sog. Option zur Regelbesteuerung) lohnt sich, wenn:
- die Kunden vorwiegend B2B sind (können Vorsteuer abziehen)
- hohe Anschaffungen geplant sind (Vorsteuer auf Maschinen, Computer etc.)
- der Mandant als professionell wahrgenommen werden möchte
- EU-Geschäfte anstehen — für innergemeinschaftliche Lieferungen bietet die Regelbesteuerung Vorteile durch das Reverse-Charge-Verfahren
Die Live-Grenze: was bei 100.000 € passiert
Die neue 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr ist eine Live-Grenze. Sobald der Mandant diese Schwelle überschreitet, muss er ab dem nächsten Umsatz Umsatzsteuer ausweisen — nicht erst ab dem Folgejahr. Das hat praktische Konsequenzen:
- Die Umsätze müssen laufend im Blick behalten werden
- Die Rechnung, die die Grenze überschreitet, ist noch umsatzsteuerfrei
- Alle folgenden Rechnungen müssen USt ausweisen
- Es sind sofort Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben
Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht
Seit 2025 gilt: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Das Versenden von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt.
Häufige Fehler bei der Kleinunternehmerregelung
- USt-IdNr. missverstanden: Eine USt-IdNr. ist für EU-Geschäfte sinnvoll, führt aber zu Verwirrung — trotzdem darf keine USt ausgewiesen werden.
- Ungewollter Verzicht: Wer versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, schuldet sie dem Finanzamt (§ 14c UStG) — auch als Kleinunternehmer.
- Grenzen nicht überwacht: Die 100.000-€-Live-Grenze erfordert laufende Kontrolle. Wird der Moment übersehen, muss rückwirkend korrigiert werden.
- E-Rechnungspflicht ignoriert: Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können.
Fazit: die Kleinunternehmerregelung sinnvoll nutzen
Die Kleinunternehmerregelung ist ideal für nebenberuflich Selbstständige mit überschaubaren Umsätzen und vorwiegend Privatkunden. Bei wachsendem Geschäft, B2B-Kunden und hohen Investitionen sollte die Kanzlei den Wechsel zur Regelbesteuerung ernsthaft prüfen — die Vorsteuerersparnis kann den Mehraufwand deutlich überwiegen. Entscheidend ist, die Umsatzgrenzen jedes Mandanten laufend zu überwachen, damit die Live-Grenze niemand kalt erwischt.