Wie lange müssen Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge aufbewahrt werden? Diese Frage stellen Mandanten regelmäßig — und die Antwort lautet: 6, 8 oder 10 Jahre, je nach Dokumententyp. Für die Kanzlei ist ein sicherer Überblick über die Fristen doppelt wichtig: Sie berät den Mandanten, und sie hält die eigene digitale Belegablage revisionssicher.
Dieser Guide fasst zusammen, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, wann die Frist beginnt und was seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV neu gilt — als Grundlage für die Beratung Ihrer Mandanten und für einen sauberen Vernichtungsplan.
Gesetzliche Grundlagen
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus zwei Gesetzen:
- § 147 AO (Abgabenordnung) – steuerrechtliche Pflicht
- § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) – handelsrechtliche Pflicht
Beide Gesetze ergänzen einander. Im Zweifel gilt die längere Aufbewahrungsfrist.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
10 Jahre Aufbewahrung
| Dokument | Grundlage |
|---|---|
| Jahresabschlüsse (Bilanz + GuV) | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Bücher und Aufzeichnungen | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Inventare | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Eröffnungsbilanzen | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Kontoauszüge | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Fahrtenbücher | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Steuererklärungen | § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO |
| UStVA-Voranmeldungen | § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO |
8 Jahre Aufbewahrung (neu seit Oktober 2024)
| Dokument | Bisher | Neu |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Bewirtungsbelege | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Quittungen und Lieferscheine | 10 Jahre | 8 Jahre |
6 Jahre Aufbewahrung
- Empfangene Geschäftsbriefe
- Kopien abgesandter Geschäftsbriefe
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Mahnungen
- Versicherungspolicen
- Verträge
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
Wann beginnt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:
- die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde
- das Inventar aufgestellt wurde
- der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde
- die Buchung vorgenommen wurde
Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 → Frist beginnt am 01.01.2027 → Ende der 8-Jahres-Frist am 31.12.2034.
Ausnahme: Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsstreit, dürfen die betroffenen Unterlagen nicht vernichtet werden — auch wenn die reguläre Frist abgelaufen ist.
Papier oder digital?
Grundsätzlich gilt: Dokumente können sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahrt werden. Ausnahmen:
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen in schriftlicher Form vorliegen (§ 257 Abs. 3 HGB)
- Elektronische Dokumente müssen auch elektronisch aufbewahrt werden (nicht ausgedruckt!)
Für die digitale Aufbewahrung gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Digitalisierte Belege in einem revisionssicheren System erfüllen diese Anforderungen.
Digitale Aufbewahrung: GoBD-Anforderungen
Seit der GoBD-Aktualisierung ist die digitale Aufbewahrung Standard. Dabei sind folgende Grundsätze einzuhalten:
- Unveränderbarkeit: Digitale Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden können
- Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen erfasst sein
- Ordnung: Eine systematische Ablage mit Suchfunktion ist erforderlich
- Zeitnahe Erfassung: Belege sollten innerhalb von 10 Tagen digitalisiert werden
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss von der Buchung zum Beleg rückverfolgbar sein
Ersetzendes Scannen: Papierbelege vernichten?
Ja, seit der GoBD-Aktualisierung dürfen Papierbelege nach korrektem Scannen vernichtet werden. Voraussetzungen:
- Der Scan muss vollständig und lesbar sein
- Das Scanergebnis muss dem Original bildlich entsprechen
- Der Scan muss zeitnah erfolgen (innerhalb weniger Tage)
- Die Verfahrensdokumentation muss den Scanprozess beschreiben
Aufbewahrungspflicht für digitale Dokumente
Immer mehr Geschäftskorrespondenz und Belege sind rein digital: E-Mails, E-Rechnungen, Online-Banking-Belege. Für diese gelten besondere Regeln:
- E-Mails mit steuerlicher Relevanz: müssen aufbewahrt werden — Auftragsbestätigungen, Vertragsverhandlungen, Rechnungsversand. Rein informelle E-Mails nicht.
- E-Rechnungen: müssen im Originalformat gespeichert werden — ein Ausdruck genügt nicht! ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML-Dateien separat archivieren.
- Online-Banking: Kontoauszüge regelmäßig als PDF herunterladen und archivieren. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Bank die Auszüge dauerhaft vorhält.
- Cloud-Rechnungen: SaaS-Rechnungen von Anbietern wie AWS, Google, Adobe etc. herunterladen und revisionssicher archivieren.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt Einsicht in die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Fehlen Belege, kann das Finanzamt:
- Schätzungen vornehmen: meist zu Ungunsten des Mandanten — fehlende Belege werden als nicht absetzbar behandelt
- Bußgelder verhängen: bei vorsätzlicher Verletzung der Aufbewahrungspflicht
- Die Buchführung verwerfen: im schlimmsten Fall wird die gesamte Gewinnermittlung neu aufgestellt
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit oder sogar als Steuerhinterziehung gewertet werden.
Vernichtungsplan: Wann dürfen Belege gelöscht werden?
Etablieren Sie für Ihre Mandanten einen jährlichen Vernichtungsplan:
- Prüfen Sie Anfang Januar, welche Belege die Aufbewahrungsfrist überschritten haben
- Stellen Sie sicher, dass keine laufenden Betriebsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten diese Belege betreffen
- Dokumentieren Sie die Vernichtung (Datum, welche Jahrgänge, durchgeführt von wem)
- Vernichten Sie Papierbelege datenschutzkonform (Aktenvernichter DIN 66399, Stufe 3)
Was Sie 2026 vernichten können
Folgende Unterlagen können Anfang 2026 vernichtet werden:
- 10-Jahres-Frist: Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare aus dem Jahr 2015 und früher
- 8-Jahres-Frist (neu): Rechnungen und Belege aus dem Jahr 2017 und früher
- 6-Jahres-Frist: Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2019 und früher
Fazit: Aufbewahrung als Routine etablieren
Die Aufbewahrungspflicht ist kein optionaler Wunsch des Finanzamts — sie ist gesetzliche Pflicht, und die Verantwortung liegt beim Mandanten. Mit konsequenter Belegdigitalisierung und einem klaren Vernichtungsplan erfüllt die Kanzlei alle GoBD-Anforderungen automatisch. Ein einmal eingerichtetes System zahlt sich beim nächsten Jahresabschluss und spätestens bei der nächsten Prüfung aus.