Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Ab 2027 wird auch die Versandpflicht schrittweise eingeführt. Für Kanzleien heißt das: Jeder Mandant muss E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können – und viele fragen jetzt, wie das in ihrer Software funktioniert.
Die gute Nachricht: Lexware Office unterstützt E-Rechnungen nativ – sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Dieser Guide fasst zusammen, was Mandanten mit Lexware Office wissen müssen und wie sich die Funktion in wenigen Minuten korrekt einrichten lässt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – typischerweise XML-basiert. Zwei Formate sind in Deutschland etabliert:
| Format | Beschreibung | In Lexware Office |
|---|---|---|
| ZUGFeRD 2.0 | Hybridformat: PDF + eingebettete XML-Daten | ✅ Standard-Format |
| XRechnung | Reines XML-Format (kein PDF) | ✅ Unterstützt |
Mehr zu den Unterschieden im Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht – E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können | Alle Unternehmen (B2B) |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen > 800.000 € Umsatz | Größere Unternehmen |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle – auch Kleinunternehmer | Alle Unternehmen (B2B) |
E-Rechnung in Lexware Office einrichten – 4 Schritte
Schritt 1: E-Rechnung aktivieren
- Das Lexware Office Dashboard öffnen
- Zu Einstellungen gehen
- E-Rechnung wählen
- Die Funktion aktivieren
Ab jetzt lassen sich gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen.
Schritt 2: Stammdaten prüfen
Sicherstellen, dass die Unternehmensdaten vollständig sind:
- Firmenname und Rechtsform
- Vollständige Anschrift
- Steuernummer oder USt-ID (zwingend für E-Rechnungen)
- Bankverbindung
Schritt 3: Kundendaten aktualisieren
Für B2B-E-Rechnungen benötigt der Empfänger ebenfalls:
- Korrekte Firmenbezeichnung
- USt-ID oder Steuernummer
- Leitweg-ID (bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber)
Schritt 4: Test-E-Rechnung erstellen
Eine Test-Rechnung erstellen und prüfen:
- Wird die Rechnung als ZUGFeRD-konform gekennzeichnet?
- Sind alle Pflichtfelder befüllt?
- Kann der Empfänger die XML-Daten auslesen?
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Beim Empfang ändert sich kaum etwas am gewohnten Workflow. Belege werden wie üblich in Lexware Office hochgeladen. Auf diese Details ist zu achten:
- E-Rechnungskennzeichnung prüfen in den Belegdetails
- Lexware Office validiert automatisch, ob das Format korrekt ist
- Fehlerhafte oder veraltete Dateien werden als „sonstige Rechnungen" markiert – das ist keine gültige E-Rechnung
Typische Fehler bei der E-Rechnung
Fehler 1: PDF per E-Mail = E-Rechnung
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare XML-Daten enthalten – entweder als ZUGFeRD (PDF + XML) oder als reine XRechnung (nur XML).
Fehler 2: Fehlende Validierung
E-Rechnungen müssen technisch valide sein. Das bedeutet:
- Format und Struktur müssen dem XML-Schema entsprechen
- Die Inhalte müssen technisch auslesbar und interpretierbar sein
- Nur ab ZUGFeRD 2.0 bzw. XRechnung 3.0.1 ist eine vollständige Prüfung möglich
Fehler 3: Unvollständige Stammdaten
Fehlt die Steuernummer oder USt-ID, sind die E-Rechnungen nicht gesetzeskonform – und der Empfänger kann möglicherweise keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Vorteile der E-Rechnung in Lexware Office
- ✅ Automatische Validierung – Lexware Office prüft Format und Inhalt
- ✅ Gesetzeskonforme Formate – ZUGFeRD 2.0 und XRechnung nativ
- ✅ Plausibilitätsprüfungen – die Steuerberechnung wird automatisch geprüft
- ✅ Integrierte Archivierung – revisionssichere, GoBD-konforme Ablage
- ✅ Regelmäßige Updates – Format-Standards werden automatisch aktualisiert
- ✅ Automatisierte Prozesse – von der Belegdigitalisierung bis zur Buchung
E-Rechnungen empfangen: Das ist jetzt zu tun
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) E-Rechnungen empfangen können. In Lexware Office ist das bereits integriert:
- E-Mail-Postfach einrichten: Lexware Office bietet ein eigenes Beleg-Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen direkt senden können
- Automatische Erkennung: ZUGFeRD- und XRechnung-Formate werden automatisch erkannt und die strukturierten Daten ausgelesen
- Buchungsvorschlag: Die Software erstellt aus den E-Rechnungsdaten automatisch einen Buchungsvorschlag mit Betrag, Steuersatz und Kategorie
- Prüfung und Freigabe: Der Vorschlag wird geprüft und die Buchung mit einem Klick freigegeben
E-Rechnungen versenden: Schritt für Schritt
So erstellt ein Mandant E-Rechnungen in Lexware Office:
- Rechnung erstellen: Positionen, Kunde und Beträge wie gewohnt eingeben
- Format wählen: beim Export zwischen ZUGFeRD (PDF+XML) oder XRechnung (reines XML) wählen
- Leitweg-ID eingeben: bei XRechnungen an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID des Empfängers eintragen
- Versand: direkt per E-Mail aus Lexware Office oder als Download zur Übermittlung über Portale (z. B. ZRE des Bundes)
Häufige Fragen zur E-Rechnung in Lexware Office
Braucht der Mandant ein bestimmtes Tarif-Paket?
E-Rechnungsfunktionen sind in allen Lexware Office Tarifen enthalten – sowohl Empfang als auch Versand. Kein Upgrade erforderlich.
Was ist mit Reverse-Charge-Rechnungen?
Auch Reverse-Charge-Rechnungen können als E-Rechnung erstellt werden. Lexware Office setzt die entsprechenden Kennzeichen im XML automatisch.
E-Rechnung und GoBD-konforme Archivierung
Ein oft übersehener Vorteil: E-Rechnungen sind automatisch GoBD-konform archiviert, wenn sie in Lexware Office erstellt oder empfangen werden. Die Software stellt sicher, dass:
- alle Belege unveränderbar gespeichert werden
- die Verfahrensdokumentation automatisch geführt wird
- jeder Vorgang lückenlos nachvollziehbar ist
- alle E-Rechnungen 10 Jahre lang im Original aufbewahrt werden
Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik – sie gilt jetzt. Für Mandanten mit Lexware Office ist die Umstellung in wenigen Minuten erledigt:
- ✅ E-Rechnung in den Einstellungen aktivieren
- ✅ Stammdaten (eigene + Kunden) prüfen
- ✅ Test-Rechnung erstellen und validieren
- ✅ Belege beim Upload auf E-Rechnungskennzeichnung prüfen
Wer jetzt umstellt, ist auf die Versandpflicht ab 2027/2028 vorbereitet – und profitiert sofort von weniger manuellem Aufwand bei der Belegerfassung. Für die Kanzlei bedeutet das: sauberere Eingangsdaten und weniger Rückfragen.