Viele Mandanten schreiben ihre Ausgangsrechnungen selbst — häufig in Lexware Office. Für die Kanzlei ist das ein zweischneidiges Schwert: Es entlastet die laufende Fakturierung, aber jede fehlerhafte Rechnung landet später als Korrekturaufwand in der Buchführung, im schlimmsten Fall gefährdet sie den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Ein sauber eingerichtetes Rechnungslayout ist damit auch ein Kanzlei-Thema.
Dieser Guide zeigt, wie Ihre Mandanten in Lexware Office ein professionelles, rechtssicheres Rechnungslayout aufsetzen — vom Layout-Designer über eigenes Briefpapier bis zu mehreren Layouts für verschiedene Geschäftsbereiche. Und er benennt die Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen, inklusive der Anforderungen für E-Rechnungen ab 2025.
Die Pflichtangaben einer Rechnung – was muss drauf?
Vor dem Design steht die Pflicht: Jede Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Fehlen sie, kann der Kunde des Mandanten keinen Vorsteuerabzug geltend machen — und die Kanzlei hat bei der nächsten Prüfung ein Problem auf dem Tisch.
| Pflichtangabe | Details |
|---|---|
| Vollständiger Name & Anschrift | Von Rechnungssteller und Empfänger |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Vom Finanzamt zugeteilt |
| Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum der Rechnung |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig und eindeutig zugeordnet |
| Leistungsbeschreibung | Art und Umfang der Lieferung/Leistung |
| Leistungszeitpunkt | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung |
| Nettobetrag | Entgelt ohne Umsatzsteuer |
| Steuersatz & Steuerbetrag | 7 % oder 19 % USt (oder Hinweis auf Steuerbefreiung) |
| Bruttobetrag | Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer |
Weg 1: Der Layout-Designer – einfach und schnell
Der integrierte Layout-Designer ist der einfachste Weg, ein Rechnungslayout zu gestalten — ganz ohne Designkenntnisse.
So öffnet sich der Layout-Designer
- Rechts oben auf das Zahnrad-Symbol ⚙️ klicken
- „Drucklayout" wählen
- Der Layout-Designer öffnet sich mit Live-Vorschau
Basislayout wählen
Lexware Office bietet 5 vorgefertigte Basislayouts. Man wählt das passendste und passt es anschließend an:
- Position von Logo, Adressfeld und Belegkennzeichen
- Falzmarken ein-/ausblenden (wichtig für Briefversand — damit die Adresse im Sichtfenster sitzt)
- Absenderzeile im Adressfeld oder Header-Bereich anzeigen
- Belegkennung auf Folgeseiten — bei mehrseitigen Rechnungen die Rechnungsnummer auf jeder Seite
- Positionskorrektur — Adressfeld pixelgenau verschieben
Logo hochladen
Im Bereich „Logo & Briefpapier" lässt sich das Logo hochladen. Unterstützte Formate: PNG, JPG, SVG. Empfohlene Mindestbreite: 300 px für eine scharfe Darstellung.
Schriften und Farben anpassen
Im Bereich „Dokumenteneinstellung" werden festgelegt:
- Schriftart — Auswahl aus mehreren professionellen Schriften
- Schriftgrößen — für Überschriften, Fließtext und Tabelle individuell
- Textformatierung — Fettdruck und Unterstreichen für einzelne Elemente
- Seitenränder — oben, unten, links, rechts einstellbar
- Seitenzahl-Position — 3 Varianten oder komplett ausblenden
Tabelleneinstellungen
Die Positionstabelle ist das Herzstück der Rechnung. Anpassbar sind:
- Spaltenreihenfolge und -sichtbarkeit
- Tabellenrahmen — mit oder ohne Linien
- Wechselnde Zeilenfarben — für bessere Lesbarkeit bei vielen Positionen
Fußzeile konfigurieren
Die Fußzeile enthält typischerweise Bankverbindung, USt-IdNr. und Kontaktdaten. Lexware Office füllt sie automatisch aus den Firmenstammdaten.
Weg 2: Eigenes Briefpapier hochladen
Für maximale Individualität lässt sich ein eigenes Briefpapier als PDF hochladen. Das ist ideal, wenn der Mandant:
- ein Corporate Design mit spezifischen Farben und Grafiken hat
- ein professionelles Briefpapier von einem Designer erstellen ließ
- visuelle Elemente einbauen will, die der Layout-Designer nicht bietet
So geht's
- Briefpapier in einem Grafikprogramm erstellen (z. B. Canva, InDesign, Affinity Publisher)
- Als PDF speichern im Format DIN A4 (210 × 297 mm)
- In Lexware Office öffnen: ⚙️ → Drucklayout → Logo & Briefpapier
- PDF hochladen
- Im Basislayout die Einstellungen anpassen, damit Text und Briefpapier harmonieren
Weg 3: Mehrere Layouts für verschiedene Geschäftsbereiche
In Lexware Office lassen sich mehrere Layout-Varianten anlegen. Das ist sinnvoll bei:
- verschiedenen Geschäftsbereichen (z. B. Beratung vs. Workshops)
- unterschiedlichen Marken oder Firmierungen
- eigenen Designs für bestimmte Kundengruppen
Alternatives Layout anlegen
- Eine Rechnung erstellen und auf „Weiter zur Vorschau" klicken
- Rechts erscheinen die bestehenden Layouts
- Auf „Alternative anlegen" klicken
- Der Layout-Designer öffnet sich für das neue Layout
- Individuell gestalten und speichern
- Über die drei Punkte (⋯) → Umbenennen benennen
Bei jeder neuen Rechnung lässt sich dann das passende Layout auswählen. Das funktioniert auch für Angebote, Aufträge und Lieferscheine.
Best Practices für professionelle Rechnungen
Ein gutes Rechnungslayout ist nicht nur hübsch — es beeinflusst direkt, wie schnell Kunden bezahlen. Professionell gestaltete Rechnungen werden im Schnitt rund 15 % schneller beglichen, was der Liquidität des Mandanten zugutekommt.
Empfehlenswert
- Bankverbindung prominent platzieren — je einfacher die Überweisung, desto schneller das Geld
- Zahlungsziel klar kommunizieren — „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" statt nur ein Datum
- Logo in hoher Auflösung — mindestens 300 px breit, idealerweise SVG
- Einheitliches Design über alle Belege — Rechnung, Angebot, Lieferschein im gleichen Stil
- QR-Code für die Überweisung — Lexware Office kann einen EPC-QR-Code auf der Rechnung einblenden
Zu vermeiden
- Zu kleine Schrift — unter 9 pt wird es schwer lesbar
- Zu viele Farben — maximal 2–3 Farben verwenden
- Fehlende Pflichtangaben — immer gegen die Checkliste oben prüfen
- Pixeliges Logo — nichts wirkt unprofessioneller
- Selbst gestaltete Fußzeile — die Lexware-Office-Fußzeile verwenden, um E-Rechnungs-Kompatibilität zu sichern
Fazit: Ein sauberes Setup spart der Kanzlei Nacharbeit
Ein individuelles Rechnungslayout in Lexware Office ist in maximal 15 Minuten eingerichtet — und zahlt sich bei jeder Rechnung aus. Der Layout-Designer eignet sich für den schnellen Start, eigenes Briefpapier für maximale Individualität, mehrere Layouts für verschiedene Geschäftsbereiche.
Für die Kanzlei lohnt es sich, das Layout beim Onboarding eines fakturierenden Mandanten einmal gemeinsam durchzugehen. Die kurze Checkliste dafür:
- Alle Pflichtangaben vorhanden (§ 14 UStG)
- Kleinunternehmer-Hinweis korrekt gesetzt, falls einschlägig
- Logo in hoher Auflösung eingebunden
- Bankverbindung prominent sichtbar
- Einheitliches Design über alle Belegarten
- E-Rechnungsfähigkeit sichergestellt (Lexware-Fußzeile)
- Zahlungsziel klar formuliert