Die E-Rechnung betrifft auch Kleinunternehmer – und viele Mandanten mit § 19-Status sind sich dessen nicht bewusst. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, aber wer sich jetzt nicht vorbereitet, hat bald ein Problem.
Dieser Ratgeber erklärt, was die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer-Mandanten konkret bedeutet, welche Formate gelten, welche Fristen laufen und wie sich alles in Lexware Office einrichten lässt – als Grundlage für das Beratungsgespräch in der Kanzlei.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung per E-Mail. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, der von Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann.
Der Unterschied:
- PDF per E-Mail = keine E-Rechnung (Bilddatei, nicht maschinenlesbar)
- XRechnung = reines XML, maschinenlesbar ✅
- ZUGFeRD = PDF + eingebettetes XML (sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar) ✅
Beide Formate entsprechen der EU-Norm EN 16931. Ausführliche Details zum Formatvergleich im Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise gemäß dem Wachstumschancengesetz:
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
- Alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer) müssen E-Rechnungen empfangen können
- Kein Widerspruchsrecht mehr – der Empfänger kann eine E-Rechnung nicht ablehnen
- Nötig sind mindestens ein E-Mail-Postfach und eine Software, die XML-Daten lesen kann
Übergangsfristen für das Ausstellen
- 2025–2026: Papier und PDF bleiben für das Ausstellen erlaubt
- 2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen
- Ab 2028: alle Unternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen – auch Kleinunternehmer
Betrifft die E-Rechnungspflicht wirklich Kleinunternehmer?
Ja. Auch wenn ein Mandant als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, gilt:
- Empfangspflicht ab 2025: E-Rechnungen müssen empfangen und archiviert werden können
- Ausstellungspflicht ab 2028: auch Kleinunternehmer müssen dann E-Rechnungen ausstellen – allerdings ohne USt-Ausweis
Die Rechnungspflichtangaben ändern sich nicht: Auf der Rechnung steht weiterhin „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" – aber eben im E-Rechnungsformat.
Welche Formate sind erlaubt?
XRechnung
- Reines XML-Format
- Standard für B2G (Rechnungen an Behörden)
- Nicht menschenlesbar ohne spezielle Software
- Validierung gegen EN 16931
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Ideal für B2B – der Kunde sieht ein normales PDF, die Software liest die Daten automatisch
- Von Lexware Office standardmäßig unterstützt
- Empfohlen für Kleinunternehmer und KMU
E-Rechnung in Lexware Office einrichten
Lexware Office macht die Umstellung einfach:
- Empfangen: E-Rechnungen per E-Mail erhalten → in Lexware Office als Beleg hochladen → XML-Daten werden automatisch ausgelesen
- Ausstellen: Rechnungen in Lexware Office erstellen → werden automatisch als ZUGFeRD-PDF generiert
- Archivieren: Lexware Office speichert alle Belege GoBD-konform (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Details zur E-Rechnung in Lexware Office im separaten Guide zur E-Rechnung.
Archivierungspflichten für E-Rechnungen
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen:
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Speicherung im Originalformat (XML muss erhalten bleiben)
- GoBD-konforme Archivierung (unveränderbar, nachvollziehbar, zugänglich)
- Ein ausgedrucktes PDF allein reicht nicht, wenn ein XML-Original existiert
5 häufige Fehler bei der E-Rechnung
- PDF = E-Rechnung denken – ein PDF ohne XML-Daten ist keine E-Rechnung
- E-Rechnungen ausdrucken & abheften – das Original muss digital archiviert werden
- Übergangsfristen ignorieren – die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025
- Keine Software-Updates machen – nur aktuelle Versionen unterstützen ZUGFeRD 2.x
- Alte Rechnungsvorlagen weiterverwenden – Word/Excel-Rechnungen erfüllen die Pflicht nicht
Checkliste: E-Rechnung für Kleinunternehmer
- ✅ E-Mail-Postfach vorhanden, das E-Rechnungen empfangen kann
- ✅ Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware Office), die ZUGFeRD/XRechnung lesen kann
- ✅ GoBD-konforme Archivierung eingerichtet (digital, unveränderbar, 10 Jahre)
- ✅ Rechnungsvorlage auf ZUGFeRD umgestellt
- ✅ Lieferanten informiert, dass E-Rechnungen empfangen werden können
- ✅ §-19-Hinweis in E-Rechnungen korrekt hinterlegt
Was Kleinunternehmer jetzt konkret tun müssen
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Der konkrete Fahrplan:
- Sofort: sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen werden können – ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür
- Empfehlung: in Lexware Office das Beleg-Postfach einrichten, um E-Rechnungen automatisch zu verarbeiten
- Ab 2028: auf die Versandpflicht vorbereiten – dann müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen senden
Besonderheiten bei Kleinunternehmer-E-Rechnungen
Kleinunternehmer-Rechnungen haben auch im E-Rechnungsformat ihre Eigenheiten:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen: im XML wird der Steuersatz auf 0 % gesetzt
- Hinweis § 19 UStG: muss auch in der E-Rechnung enthalten sein
- Keine USt-IdNr. nötig: die Steuernummer genügt
- Gleiche Pflichtangaben: alle anderen Rechnungspflichtangaben gelten auch für E-Rechnungen
Zeitplan für Kleinunternehmer im Detail
| Datum | Was gilt | To-Do |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle | E-Mail-Postfach reicht, Lexware Office Beleg-Postfach optimal |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht ab 800.000 € Umsatz | Betrifft die meisten Kleinunternehmer nicht |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle | ZUGFeRD-Versand in Lexware Office aktivieren |
Kosten der E-Rechnungsumstellung
Für Kleinunternehmer ist die Umstellung kostengünstig:
- Lexware Office ab 7,90 €/Monat: E-Rechnungsfunktion in allen Tarifen enthalten
- Keine zusätzliche Hardware nötig: alles läuft in der Cloud
- Zeitaufwand Einrichtung: ca. 15 Minuten für die Ersteinrichtung
- Laufender Mehraufwand: keiner – im Gegenteil: weniger Arbeit durch automatische Belegverarbeitung
Fazit: Jetzt vorbereiten, nicht 2028 hetzen
Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunft – die Empfangspflicht gilt bereits. Und bis 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Die wichtigsten Punkte:
- Ab 2025: E-Rechnungen empfangen ist Pflicht
- Ab 2028: E-Rechnungen ausstellen – für alle, auch Kleinunternehmer
- ZUGFeRD ist das empfohlene Format für KMU und Selbstständige
- Lexware Office unterstützt beides: Empfang und Erstellung
- Archivierung muss digital und GoBD-konform erfolgen
Für die Kanzlei lohnt es sich, Kleinunternehmer-Mandanten proaktiv anzusprechen: Wer die Empfangspflicht heute sauber erfüllt, hat 2028 keinen Stress mit der Versandpflicht.