Die Kreditkartenabrechnung ist einer der häufigsten Stolpersteine, wenn die Kanzlei die Buchhaltung eines Mandanten in Lexware Office führt. Wo werden die Einzelumsätze gebucht? Warum stimmt die Sammelbuchung auf dem Bankkonto nicht mit den Belegen überein? Und wie lässt sich buchhalterisches Chaos vermeiden? Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Kreditkarte der Mandant nutzt. Dieser Guide erklärt die drei häufigsten Kartenarten und den jeweils korrekten Buchungsworkflow.
Die drei Kartenarten — und warum sie für die Buchung wichtig sind
| Kartentyp | Funktionsweise | Abrechnung | Eigenes Konto nötig? |
|---|---|---|---|
| Prepaid | Vorab Guthaben aufladen, dann bezahlen | Abrechnung über aufgeladenes Guthaben | Ja |
| Kreditkarte (Charge) | Zahlung auf Kredit, monatliche Sammelabbuchung | Monatliche Gesamtabrechnung | Ja |
| Debitkarte | Sofortige 1:1-Abbuchung vom Girokonto | Keine separate Abrechnung | Nein |
Schritt 1: Kreditkarte als Konto anlegen
Der sauberste Weg für Prepaid- und Charge-Kreditkarten: die Karte als eigenes Offlinekonto anlegen.
- zu Finanzen → Konten navigieren
- auf „+ Konto hinzufügen" klicken
- „Offlinekonto" wählen
- einen eindeutigen Namen vergeben, z. B. „Kreditkarte Visa Business"
- optional die Kontonummer festlegen (z. B. die letzten 4 Ziffern der Karte)
Alternativ bieten viele Banken eine direkte Kreditkartenanbindung über die Bankschnittstelle an. Prüfen Sie unter Finanzen → Konto hinzufügen, ob die Bank/Karte als Online-Anbindung verfügbar ist — dann werden die Umsätze automatisch importiert.
Schritt 2: Buchungsworkflow nach Kartentyp
Workflow A: Prepaid-Kreditkarte
Bei der Prepaid-Karte wird erst aufgeladen, dann bezahlt:
- Aufladung buchen: z. B. 500 € vom Geschäftskonto auf die Kreditkarte
- Bankkonto: 500 € Geldabgang
- Kreditkartenkonto: 500 € Geldeingang
- den Geldabgang auf dem Bankkonto als „Umbuchung" zum Kreditkartenkonto buchen
- Einzelzahlungen buchen: Auf dem Kreditkartenkonto erscheinen die einzelnen Zahlungen
- jedem Umsatz den passenden Beleg (Rechnung, Quittung) zuordnen
- die korrekte Ausgabenkategorie wählen
- Neue Aufladung: Ist das Guthaben aufgebraucht, wird erneut aufgeladen → der Workflow beginnt von vorn
Workflow B: Charge-Kreditkarte (die „normale" Kreditkarte)
Bei der Charge-Karte wird erst bezahlt, dann abgerechnet:
- Einzelzahlungen buchen: Die Zahlungen erscheinen im Lauf des Monats auf dem Kreditkartenkonto
- jedem Umsatz den passenden Beleg zuordnen
- das Kreditkartenkonto zeigt einen wachsenden negativen Saldo (= Schuld gegenüber der Bank)
- Monatsabrechnung buchen: Am Monatsende bucht die Bank die Gesamtsumme vom Girokonto ab
- Bankkonto: Geldabgang in Höhe der Gesamtsumme
- Kreditkartenkonto: Geldeingang in gleicher Höhe → Saldo wieder bei 0
- den Geldabgang auf dem Bankkonto als „Umbuchung" zum Kreditkartenkonto buchen
Workflow C: Debitkarte – der einfache Fall
Bei der Debitkarte werden Zahlungen sofort 1:1 vom Girokonto abgebucht. Es gibt keine separate Kreditkartenabrechnung.
- kein eigenes Konto in Lexware Office nötig
- die Abbuchungen auf dem Bankkonto direkt den Belegen zuordnen
- der Workflow ist identisch mit normalen Banküberweisungen
Einzelumsätze richtig zuordnen
Der Kern einer sauberen Kreditkartenbuchung: nicht die Abrechnung als eine einzige Buchung erfassen, sondern jede Transaktion einzeln zuordnen.
- Einzelbuchungen: Jede Transaktion einer Ausgabenkategorie zuordnen (Bewirtung, Büromaterial, Reise etc.)
- Belege zuordnen: für jede Transaktion den passenden Beleg hochladen
- Private Nutzung trennen: Privattransaktionen auf der Business-Karte als private Entnahme buchen
- Vorsteuer prüfen: bei jeder Buchung den korrekten Steuersatz erfassen
Sonderfälle und häufige Fragen
Jahresgebühr der Kreditkarte
Die Jahresgebühr ist eine Betriebsausgabe und wird als „Kontoführungsgebühren" bzw. „Nebenkosten des Geldverkehrs" (SKR04: 6855 / SKR03: 4970) gebucht. In Lexware Office genügt die Kategorie „Kosten der Kontoführung".
Kreditkartenzinsen
Fallen bei einer Revolving-Kreditkarte Zinsen an, sind diese als Zinsaufwand buchbar — Kategorie „Zinsen und ähnliche Aufwendungen". Teilzahlung sollte der Mandant vermeiden, da die Zinsen meist deutlich über 15 % liegen.
Fremdwährungen und Umrechnungskurse
Bei Zahlungen in Fremdwährung (z. B. Software-Abos in USD) zeigt die Abrechnung den umgerechneten Euro-Betrag — dieser wird gebucht. Es gilt der Kurs zum Zeitpunkt der Abbuchung, nicht der Transaktion. Währungsumrechnungs- bzw. Fremdwährungsgebühren sind als separate Nebenkosten des Geldverkehrs buchbar. Bei Leistungen aus dem EU-Ausland greift ggf. das Reverse-Charge-Verfahren.
Rückbuchungen und Gutschriften
Bei einer zurückerhaltenen Zahlung (Retoure, stornierter Kauf) erscheint eine Gutschrift auf dem Kreditkartenkonto. Diese wird als Stornobuchung zur ursprünglichen Ausgabe gebucht.
Kreditkartenabrechnung und UStVA
Für die Umsatzsteuervoranmeldung gelten bei Kreditkartenabrechnungen besondere Regeln:
- Zeitpunkt der Ausgabe: Es zählt das Datum der Transaktion, nicht das Datum der monatlichen Abrechnung.
- Vorsteuer: Sie kann in dem Monat geltend gemacht werden, in dem die Leistung erbracht und die Rechnung ausgestellt wurde.
- Anbieter-Rechnungen: Bei Online-Käufen gilt die Rechnung des Anbieters als Beleg, nicht die Kreditkartenabrechnung selbst.
Typische Kreditkarten-Betriebsausgaben
Diese Ausgaben werden häufig per Kreditkarte bezahlt und sind voll absetzbar:
- Software-Abos: Adobe, Microsoft 365, Cloud-Hosting, SaaS-Tools — oft nur per Kreditkarte zahlbar
- Online-Werbung: Google Ads, Facebook/Instagram Ads, LinkedIn Ads
- Geschäftsreisen: Flüge, Hotels, Mietwagen, Bahntickets
- Bewirtungskosten: Restaurant-Rechnungen bei Kundenterminen (70 % absetzbar)
- Fachliteratur: Online-Kurse, E-Books, Fachmagazine
Checkliste: Kreditkarte in Lexware Office
- geschäftliche Kreditkarte nutzen (privat/geschäftlich trennen)
- Kartentyp identifizieren (Prepaid, Charge oder Debit)
- bei Prepaid/Charge: eigenes Konto anlegen
- Einzelumsätze auf dem Kreditkartenkonto den Belegen zuordnen
- Sammelabbuchung auf dem Bankkonto als Umbuchung buchen
- monatlich prüfen: Kreditkartenkonto-Saldo = 0 (bei Charge)
- Jahresgebühr als Betriebsausgabe erfassen
Fazit: die Kreditkarte als Buchhaltungs-Werkzeug
Eine korrekt eingerichtete Business-Kreditkarte automatisiert einen Großteil der Ausgabenbuchungen eines Mandanten. Entscheidend sind drei Dinge: den Kartentyp richtig erkennen, für Prepaid und Charge ein eigenes Konto führen und die Einzelumsätze zeitnah den Belegen zuordnen. Wird die private Nutzung konsequent getrennt und der automatische Bankabgleich genutzt, bleibt das Kreditkartenkonto sauber — und die Kanzlei hat bei der Betriebsprüfung einen lückenlosen Nachweis.