Geschäftsessen sind ein fester Teil des Geschäftslebens vieler Mandanten — und steuerlich absetzbar. Doch die Regeln sind komplex: 70 % hier, 100 % dort, TSE-Pflicht und strenge Belegpflicht. Genau hier scheitern in der Praxis viele Belege, die auf dem Tisch der Kanzlei landen.
Dieser Guide fasst 10 Praxis-Tipps zusammen, damit die Bewirtungsbelege Ihrer Mandanten beim Finanzamt glattlaufen — von der richtigen Aufteilung über den vollen Vorsteuerabzug bis zur konkreten Anlassformulierung.
Grundregel: Geschäftlich vs. betrieblich
| Art | Abzugsfähig | Beispiel |
|---|---|---|
| Geschäftlich | 70 % | Essen mit Kunden, Partnern, Interessenten |
| Betrieblich | 100 % | Mitarbeiter-Bewirtung, Betriebsfeier |
| Privat | 0 % | Geburtstag, private Feier |
10 Steuertipps für Bewirtungskosten
1. Geschäftlicher Anlass ist weit gefasst
Fast jede Besprechung mit Geschäftskontakten zählt als „geschäftlicher Anlass":
- Vertragsverhandlungen
- Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen
- Projektbesprechungen
- Akquisegespräche
2. Begleiter zählen als Geschäftspartner
Nicht nur der Ansprechpartner, auch dessen Ehepartner, Assistenz oder Berater gelten als Geschäftspartner. Die 70-%-Regelung gilt für alle Teilnehmer.
3. Betriebsfeiern sind zu 100 % absetzbar
Weihnachtsfeiern, Sommerfeste und Jubiläumsfeiern sind betrieblich veranlasst und damit zu 100 % Betriebsausgaben — inklusive Kosten für Partner und Kinder der Mitarbeiter.
4. 110-Euro-Freibetrag beachten
Pro Mitarbeiter und Veranstaltung gilt ein Freibetrag von 110 € (brutto). Pro Jahr können maximal zwei Betriebsveranstaltungen steuerfrei bleiben. Darüber hinaus wird die Differenz als geldwerter Vorteil versteuert.
5. Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen
Auf dem Bewirtungsbeleg müssen stehen:
- Ort und Datum der Bewirtung
- Teilnehmer (volle Namen)
- Geschäftlicher Anlass (konkret, nicht „Geschäftsessen")
- Höhe der Aufwendungen
6. TSE-Pflicht seit 2023
Seit dem 01.01.2023 muss auf der Restaurantrechnung die TSE-Seriennummer (Technische Sicherheitseinrichtung) angegeben sein. Ohne TSE-Hinweis erkennt das Finanzamt den Beleg möglicherweise nicht an.
7. Vorsteuer voll abziehen
Obwohl nur 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar sind, ist die Vorsteuer zu 100 % abzugsfähig — vorausgesetzt, es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor.
8. Trinkgeld korrekt dokumentieren
Trinkgeld ist ebenfalls zu 70 % absetzbar, muss aber separat auf dem Beleg notiert und vom Empfänger bestätigt werden (z. B. durch Unterschrift des Kellners).
9. Sicherheitskopien erstellen
Thermopapier-Belege verblassen schnell. Der Mandant sollte sofort ein Foto oder einen Scan machen und den Beleg digital erfassen.
10. Angemessenheit prüfen
Es gibt keine festen Grenzen, aber das Finanzamt prüft die Angemessenheit. Orientierung bieten:
- die Unternehmensgröße
- Umsatz und Gewinn
- branchenübliche Verhältnisse
Der perfekte Bewirtungsbeleg: Schritt für Schritt
Ein Bewirtungsbeleg muss bestimmte Angaben enthalten, damit das Finanzamt ihn akzeptiert. Er sollte direkt nach dem Essen ausgefüllt werden — nicht erst Wochen später:
- Maschineller Kassenbon: vom Restaurant ausgestellt, mit Name/Anschrift des Restaurants, Datum, Rechnungsbetrag mit Steuersatz, Trinkgeld
- Zusätzliche Angaben (handschriftlich oder per Formular):
- Namen aller bewirteten Personen (inkl. Gastgeber)
- konkreter geschäftlicher Anlass (z. B. „Projektbesprechung Website-Relaunch")
- Ort der Bewirtung (wenn nicht auf dem Bon)
- Unterschrift
Geschäftlicher Anlass: Was akzeptiert das Finanzamt?
Der häufigste Fehler ist ein zu vager Anlass. Das Finanzamt erwartet einen konkreten geschäftlichen Bezug:
| ✅ Akzeptiert | ❌ Nicht akzeptiert |
|---|---|
| Projektbesprechung Website-Relaunch | Geschäftsessen |
| Vertragsverhandlung Kooperation mit Firma X | Essen mit Geschäftspartner |
| Akquisegespräch Neukundengewinnung | Networking |
| Kickoff-Meeting Projekt Q3 | Geschäftliches |
Trinkgeld bei Bewirtungskosten
Trinkgeld ist absetzbar, wenn es angemessen ist (maximal 10–15 % des Rechnungsbetrags). Wichtig:
- Trinkgeld auf dem Kassenbon vermerken (oder separat auf dem Bewirtungsbeleg)
- bei Kartenzahlung: der Aufschlag erscheint automatisch auf dem Beleg
- bei Barzahlung: Trinkgeldbetrag handschriftlich notieren
Sonderfälle: Bewirtung zu Hause und im Team
Bewirtung von Geschäftspartnern zu Hause
Auch Bewirtungen in den eigenen Räumen sind absetzbar — allerdings nur zu 70 %. Es gelten die gleichen Dokumentationspflichten: Teilnehmer, Anlass, Belege.
Teamessen mit Mitarbeitern
Bewirtungen, an denen nur eigene Mitarbeiter teilnehmen (ohne externe Gäste), sind zu 100 % als Betriebsausgabe absetzbar — z. B. Weihnachtsessen, Teambuilding. Bis 110 € pro Mitarbeiter und Veranstaltung sind auch lohnsteuerfrei.
Abgrenzung: Bewirtung vs. Aufmerksamkeit
Nicht jede geschäftliche Verpflegung ist eine „Bewirtung" im steuerlichen Sinne. Die Unterscheidung ist wichtig:
| Art | Beispiel | Absetzbar |
|---|---|---|
| Aufmerksamkeit | Kaffee und Kekse im Meeting | 100 % (bis ~60 €) |
| Geschäftliche Bewirtung | Restaurantessen mit Kunde | 70 % |
| Betriebsveranstaltung | Teamessen (nur Mitarbeiter) | 100 % (bis 110 €/Person/Jahr) |
| Geschenke | Flasche Wein für Kunden | 100 % (bis 50 €/Person/Jahr) |
Kaffee und Snacks, die im Büro für Kundenbesuche bereitgehalten werden, gelten als Aufmerksamkeit und sind zu 100 % absetzbar — kein Bewirtungsbeleg erforderlich.
Bewirtungskosten korrekt buchen
In der Buchhaltung werden Bewirtungskosten korrekt aufgeteilt:
- Beleg hochladen: Kassenbon fotografieren und importieren
- Kategorie wählen: „Bewirtungskosten" — das System splittet 70 % absetzbar / 30 % nicht absetzbar
- Vorsteuer: wird zu 100 % angerechnet (auch auf den nicht absetzbaren 30-%-Anteil)
- EÜR-Zuordnung: der Betrag wird korrekt der EÜR zugeordnet
Bewirtungskosten und Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer können Bewirtungskosten zu 70 % absetzen wie regelbesteuerte Unternehmer. Der einzige Unterschied: Die auf dem Beleg ausgewiesene Vorsteuer ist nicht abziehbar. Der volle Bruttobetrag ist die Betriebsausgabe — davon dann 70 %.
Jährliches Sparpotenzial berechnen
Viele Mandanten unterschätzen das Sparpotenzial von Bewirtungskosten:
- 2 Geschäftsessen pro Monat à durchschnittlich 80 €
- davon 70 % absetzbar: 56 € × 12 = 672 € jährliche Betriebsausgabe
- bei 30 % persönlichem Steuersatz: ~200 € Steuerersparnis pro Jahr
- plus volle Vorsteuer: weitere ~150 € Erstattung (bei Regelbesteuerung)
Weitere häufige Fragen
Sind Lieferdienste absetzbar?
Ja — wird z. B. für ein Kundenmeeting Essen bestellt, gelten die gleichen Regeln. Anlass und Teilnehmer auf der Lieferrechnung dokumentieren. Der 70-%-Anteil ist als Betriebsausgabe absetzbar.
Was gilt bei Bewirtung auf Geschäftsreisen?
Bei Geschäftsreisen kann zusätzlich die Verpflegungspauschale genutzt werden: 14 € bei Abwesenheit von 8–24 Stunden, 28 € bei mehr als 24 Stunden. Diese Pauschale ist unabhängig von tatsächlichen Bewirtungskosten und wird separat geltend gemacht.
Muss der Beleg vom Restaurant ausgestellt sein?
Ja. Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 € genügt eine vereinfachte Rechnung (Kleinbetragsrechnung). Darüber muss eine vollständige Rechnung mit Name des Restaurants, Steuernummer und aufgeschlüsselten Positionen vorliegen.
Fazit: Bewirtungskosten konsequent nutzen
Geschäftsessen sind ein legitimes Steuer-Sparwerkzeug — die Kanzlei sollte Mandanten aktiv dazu anhalten, es zu nutzen. Der Schlüssel liegt in der korrekten Dokumentation: Beleg sofort ausfüllen, konkreten Anlass notieren, alle Teilnehmer benennen. Wer diesen Standard bei jedem Mandanten etabliert, holt das Sparpotenzial heraus und hält jeden Beleg prüfungssicher.