Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Steuerarten, die eine Kanzlei für ihre selbstständigen und freiberuflichen Mandanten betreut. Ob 19 %, 7 % oder gar keine — wer die Regeln sauber anwendet, vermeidet Fehler auf Rechnungen, sichert den Vorsteuerabzug und hält den Mandanten beim Finanzamt auf der sicheren Seite.
Dieser Leitfaden fasst zusammen, worauf es bei der Umsatzsteuer für Selbstständige ankommt: von der Berechnung über die Kleinunternehmerregelung bis zu UStVA-Fristen und den typischen Sonderfällen.
Was ist die Umsatzsteuer – und was die Mehrwertsteuer?
Kurz gesagt: Umsatzsteuer (USt) und Mehrwertsteuer (MwSt) sind dasselbe. Der offizielle Begriff laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist „Umsatzsteuer". Im Alltag und auf vielen Kassenbons steht „Mehrwertsteuer" — gemeint ist exakt dieselbe Abgabe.
Das Prinzip: Der Unternehmer erhebt die Umsatzsteuer auf seine Leistungen und führt sie ans Finanzamt ab. Gleichzeitig darf er die Umsatzsteuer, die er selbst für geschäftliche Einkäufe zahlt (Vorsteuer), gegenrechnen. Am Ende wird nur die Differenz gezahlt — das ist der Vorsteuerabzug.
Umsatzsteuersätze in Deutschland: 19 % und 7 %
In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuersätze:
Regelsteuersatz: 19 %
Der Regelsteuersatz von 19 % gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Berater, Webdesigner, Coaches oder IT-Dienstleister stellen in der Regel 19 % Umsatzsteuer in Rechnung.
Ermäßigter Steuersatz: 7 %
Der ermäßigte Steuersatz von 7 % gilt für Güter des täglichen Bedarfs und bestimmte kulturelle Leistungen:
- Lebensmittel (außer Getränke und Restaurantlieferungen)
- Bücher, Zeitungen, Zeitschriften (auch digital)
- Kunstgegenstände und Sammlerstücke
- Personennahverkehr (bis 50 km)
- Übernachtungen in Hotels
- Medizinische Hilfsmittel
Umsatzsteuerbefreiungen nach § 4 UStG
Einige Berufsgruppen sind unabhängig vom Umsatz komplett von der Umsatzsteuer befreit:
- Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker — Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG
- Versicherungsvermittler — nach § 4 Nr. 11 UStG
- Kleinunternehmer — freiwillige Befreiung nach § 19 UStG
Kleinunternehmerregelung: Wann fällt keine Umsatzsteuer an?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit von der Umsatzsteuerpflicht, wenn der Jahresumsatz unter einer bestimmten Grenze bleibt. Seit 2025 gelten neue Grenzen:
- Vorjahresumsatz: maximal 25.000 € (vorher 22.000 €)
- Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 € (vorher 50.000 €)
Vorteile: kein Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen, keine UStVA-Abgabepflicht, weniger Bürokratie.
Nachteile: kein Vorsteuerabzug — die Umsatzsteuer auf Einkäufe bleibt am Mandanten hängen.
Ausführliche Informationen zu den aktuellen Grenzen finden Sie im Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2026.
Umsatzsteuer berechnen: Formeln und Beispiele
Netto → Brutto (Umsatzsteuer aufschlagen)
Formel: Netto × 1,19 = Brutto (bei 19 %)
Beispiel: Beratungsleistung für 2.000 € netto
- USt: 2.000 € × 0,19 = 380 €
- Brutto: 2.000 € + 380 € = 2.380 €
Brutto → Netto (Umsatzsteuer herausrechnen)
Formel: Brutto ÷ 1,19 = Netto (bei 19 %)
Beispiel: Rechnung über 1.190 € brutto
- Netto: 1.190 € ÷ 1,19 = 1.000 €
- USt: 1.190 € − 1.000 € = 190 €
Berechnung bei 7 % ermäßigtem Satz
Genauso, nur mit 1,07 statt 1,19:
- 500 € netto × 1,07 = 535 € brutto
- 535 € brutto ÷ 1,07 = 500 € netto
Vorsteuerabzug: So kommt Umsatzsteuer zurück
Der Vorsteuerabzug ist einer der größten finanziellen Vorteile der Umsatzsteuerpflicht. Er funktioniert so:
- Der Mandant kassiert Umsatzsteuer von seinen Kunden (z. B. 1.900 € USt auf 10.000 € Umsatz)
- Er zahlt Umsatzsteuer auf geschäftliche Ausgaben (z. B. 380 € USt auf 2.000 € Büroausstattung)
- Die Differenz wird ans Finanzamt abgeführt: 1.900 € − 380 € = 1.520 € Zahllast
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug:
- Der Mandant ist umsatzsteuerpflichtig (kein Kleinunternehmer)
- Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener USt vor
- Die Leistung wurde für geschäftliche Zwecke bezogen
Achten Sie bei der Belegverwaltung auf vollständige Rechnungen. Wie sich Belege korrekt digitalisieren lassen, lesen Sie im Guide zum Belege digitalisieren.
Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA): Fristen und Abgabe
Umsatzsteuerpflichtige Mandanten reichen regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) beim Finanzamt ein — über ELSTER oder direkt aus der Buchhaltungssoftware.
Wie oft muss die UStVA abgegeben werden?
- Monatlich: wenn die USt-Zahllast im Vorjahr über 7.500 € lag
- Vierteljährlich: bei einer Zahllast zwischen 1.000 € und 7.500 €
- Jährlich: bei einer Zahllast unter 1.000 €
- Gründungsjahr: immer monatlich
Abgabefristen
Die UStVA ist bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Mit Dauerfristverlängerung (Antrag bei ELSTER) bleibt ein Monat mehr Zeit. Alle Details finden Sie im Artikel zur Umsatzsteuervoranmeldung, eine Terminübersicht im Steuertermine-Kalender 2026.
Umsatzsteuer auf Rechnungen: korrekt ausweisen
Jede Rechnung an einen Geschäftskunden muss bestimmte Pflichtangaben zur Umsatzsteuer enthalten (§ 14 UStG):
- Nettobetrag je Steuersatz
- Angewandter Steuersatz (19 % oder 7 %)
- Steuerbetrag in Euro
- Bruttobetrag
- Steuernummer oder USt-IdNr.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und nehmen stattdessen den Hinweis auf: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Sonderfälle: Reverse Charge, EU-Geschäfte und Drittländer
Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft)
Bei bestimmten B2B-Leistungen über Ländergrenzen hinweg gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Nicht der Leistungserbringer, sondern der Kunde schuldet die Umsatzsteuer. Das betrifft z. B.:
- Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern
- Bestimmte Bauleistungen im Inland
In diesem Fall lautet der Rechnungshinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" — es wird keine USt ausgewiesen. Mehr dazu im Artikel zu Reverse Charge.
Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)
Beim Verkauf von Waren an ein Unternehmen in der EU ist die Lieferung umsatzsteuerfrei — vorausgesetzt:
- Der Käufer hat eine gültige USt-IdNr.
- Die Ware wird nachweislich ins EU-Ausland geliefert
Export in Drittländer
Lieferungen in Länder außerhalb der EU (z. B. Schweiz, USA) sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Erforderlich ist ein Ausfuhrnachweis.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Umsatzsteuer
- Falscher Steuersatz auf der Rechnung — für jede Leistung prüfen, ob 19 % oder 7 % gelten
- Fehlende Pflichtangaben — ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug für den Kunden
- UStVA-Frist verpasst — das kann Verspätungszuschläge von bis zu 10 % der Zahllast kosten
- Vorsteuer aus Privatausgaben geltend gemacht — nur geschäftliche Ausgaben sind abzugsfähig
- Kleinunternehmergrenze überschritten, ohne es zu merken — dann ist rückwirkend USt abzuführen
Fazit: Umsatzsteuer verstehen und korrekt abführen
Die Umsatzsteuer ist beherrschbar, wenn die Grundlagen sitzen:
- 19 % Regelsteuersatz für die meisten Leistungen, 7 % für begünstigte Güter
- Der Vorsteuerabzug spart bares Geld bei geschäftlichen Ausgaben
- Die Kleinunternehmerregelung befreit bei unter 25.000 € Umsatz — aber ohne Vorsteuerabzug
- Die UStVA muss fristgerecht abgegeben werden
- Korrekte Rechnungsstellung ist Pflicht — für den Mandanten und dessen Kunden
Weitere Steuertipps für Selbstständige finden Sie im ausführlichen Ratgeber.