Kundenlisten in Lexware Office erstellen – 3 Wege für Auswertungen und Export

Wenn ein Mandant Sie fragt, wer seine besten Kunden sind, wie viele Neukunden er im Quartal gewonnen hat oder welche Kontakte ein bestimmtes Produkt gekauft haben, ist eine sauber gepflegte Kundenliste die schnellste Antwort. Lexware Office bietet Mandanten dafür drei clevere Wege, Kontakte zu erstellen und zu exportieren — und für die Kanzlei ist eine gut strukturierte Kontaktbasis die Grundlage für saubere Stammdaten und einen reibungslosen DATEV-Export.

Dieser Guide zeigt Schritt für Schritt, wie Kontakte in Lexware Office einzeln, in Gruppen oder über Tags gefiltert exportiert werden — inklusive Praxisbeispielen für konkrete Auswertungen, die Sie mit Ihren Mandanten besprechen können.

Weg 1: Einzelne Kontakte exportieren

Sollen schnell die Daten eines bestimmten Kunden oder Lieferanten als CSV exportiert werden? So geht es:

1. Im Dashboard auf den Reiter „Kontakte" klicken
2. Den Namen in das Suchfeld eingeben
3. Warten, bis der Datensatz unter dem Suchfeld angezeigt wird — ihn NICHT anklicken
4. Neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen" auf die drei Punkte (⋯) klicken
5. „Kunden exportieren (CSV)" wählen

Weg 2: Mehrere Kontakte gleichzeitig exportieren

Sollen alle Kontakte mit einem bestimmten Namen oder die gesamte Kontaktliste exportiert werden?

Gefiltert nach Name

1. Den Reiter „Kontakte" öffnen
2. Den gewünschten Suchbegriff eingeben (z. B. einen Firmennamen)
3. Alle passenden Kontakte werden unter dem Suchfeld angezeigt
4. Keinen Datensatz anklicken, sondern direkt auf die drei Punkte → „Kunden exportieren (CSV)"

Komplette Kontaktliste exportieren

1. Das Suchfeld leer lassen
2. Über die Reiter auswählen: „Kundenmanager", „Lieferantenmanager" oder „Alle"
3. Auf die drei Punkte → „Kunden exportieren (CSV)" klicken

Wichtig: Es werden immer genau die Datensätze exportiert, die unter dem Suchfeld angezeigt werden. Das Suchfeld funktioniert also gleichzeitig als Filter.

Weg 3: Tags verwenden – Kontakte nach Kriterien filtern

Die mächtigste Methode: Tags (Kategorien) ermöglichen es, Kontakte mit individuellen Schlagworten zu versehen und gezielt zu filtern.

Tags anlegen

1. „Kontakte" → „+ Neuen Kontakt anlegen" öffnen
2. Die Stammdaten ausfüllen
3. Auf „+TAGS" klicken
4. Den gewünschten Tag-Namen eingeben (z. B. „VIP", „Workshop-Teilnehmer", „Coaching-2026")
5. Enter drücken — der Tag wird erstellt

Bestehenden Kontakten Tags zuweisen

1. Den Kontakt über das Suchfeld suchen und anklicken
2. In der Kontaktakte links das Feld „Tag (Kategorie)" aufrufen
3. Den gewünschten Tag eingeben und aus dem Dropdown wählen

Kontakte nach Tags filtern und exportieren

1. „Kontakte" öffnen
2. Das Suchfeld leer lassen
3. Neben dem Suchfeld auf die drei Linien → „Filter" klicken
4. Den gewünschten Tag wählen
5. Alle Kontakte mit diesem Tag werden angezeigt
6. Über die drei Punkte → „Kunden exportieren (CSV)" exportieren

Praxisbeispiele: Welche Auswertungen sind möglich?

Mit einer cleveren Tag-Strategie lässt sich Lexware Office quasi als Mini-CRM nutzen:

CSV-Export: Was kommt in der Datei an?

Der CSV-Export aus Lexware Office enthält standardmäßig:

• Kundennummer
• Firma / Name / Vorname
• Straße, PLZ, Ort, Land
• E-Mail-Adresse
• Telefon / Mobil
• Tags / Kategorien
• Steuernummer / USt-ID (bei Geschäftskunden)

Die CSV-Datei lässt sich direkt in Excel, Google Sheets oder eine Newsletter-Software (z. B. Mailchimp, CleverReach) importieren.

Kundenlisten segmentieren: Praxis-Tipps

Eine gut gepflegte Kundenliste ist mehr als eine Adressdatenbank. Mit Segmentierung arbeiten Mandanten gezielter:

• Nach Umsatz: A-Kunden (Top 20 %, 80 % Umsatz), B-Kunden (nächste 30 %), C-Kunden (restliche 50 %) — die Zeit auf A-Kunden fokussieren
• Nach Zahlungsverhalten: Pünktliche Zahler vs. Dauermahner — Zahlungsziele und Mahnrhythmus anpassen
• Nach Branche: Kunden nach Branche gruppieren für gezielte Angebote und Kommunikation
• Nach Aktivität: Aktive Kunden vs. inaktive Kontakte — schlafende Kundenbeziehungen reaktivieren

Kundendaten für die Rechnungsstellung

Saubere Kundendaten beschleunigen die Rechnungsstellung erheblich — und ersparen der Kanzlei später Rückfragen:

• Pflichtfelder ausfüllen: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. (bei B2B), Ansprechpartner, E-Mail
• Zahlungsbedingungen hinterlegen: Standard-Zahlungsziel (z. B. 14 Tage), Skonto-Vereinbarungen
• E-Rechnungs-Präferenzen: Welche Kunden wollen ZUGFeRD, XRechnung oder klassische PDF?
• Serienrechnungen: Wiederkehrende Kunden für automatische Rechnungsstellung markieren

Kundenlisten und Datenschutz (DSGVO)

Jede Kundenliste unterliegt der DSGVO. Zu beachten:

• Zweckbindung: Kundendaten dürfen nur für den vereinbarten Zweck genutzt werden
• Löschfristen: Inaktive Kunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen
• Auskunftsrecht: Kunden können jederzeit Auskunft über gespeicherte Daten verlangen

Import und Export von Kundendaten

Lexware Office macht den Umgang mit Kundendaten flexibel:

• CSV-Import: Bestehende Kundenlisten aus Excel, Google Sheets oder anderer Software importieren
• DATEV-Export: Kundenstammdaten zusammen mit Buchungen an die Kanzlei übertragen
• Duplikate bereinigen: Vor dem Import prüfen, ob Kunden bereits im System vorhanden sind, um doppelte Einträge zu vermeiden

Fazit: Kundenlisten als strategisches Werkzeug

Kundenlisten in Lexware Office sind mehr als ein Adressbuch — sie sind ein strategisches Werkzeug, wenn Tags richtig eingesetzt werden: Weg 1 für den Einzelkontakt, Weg 2 für Gruppen oder die gesamte Liste, Weg 3 für Tag-basierte Auswertungen. Wenn Ihre Mandanten beim Anlegen neuer Kontakte sofort die passenden Tags vergeben und die Stammdaten vollständig pflegen, entsteht über die Zeit eine wertvolle Kundendatenbank — und für die Kanzlei eine saubere Grundlage für Buchung, Rechnungsstellung und DATEV-Export.