Monatliche Beratungspauschalen, Coachingpakete, Software-Lizenzen, Mitgliedsbeiträge: Mandanten mit wiederkehrenden Leistungen schreiben oft jeden Monat dieselbe Rechnung — manuell, immer wieder. Das kostet nicht nur den Mandanten Zeit, es erzeugt auch für die Kanzlei einen gleichförmigen Belegstrom, der sauber und regelmäßig in die Buchführung fließen sollte.
Mit der Serienrechnung in Lexware Office lässt sich dieser Prozess komplett automatisieren: einmal einrichten, dann erstellt und versendet die Software die Rechnungen im definierten Intervall selbst. Dieser Guide zeigt, wie Mandanten Serienrechnungen optimal aufsetzen — und worauf die Kanzlei umsatzsteuerlich achten sollte.
Was ist eine Serienrechnung?
Eine Serienrechnung ist eine automatisch wiederkehrende Rechnung, die nach einem festgelegten Intervall immer wieder an denselben Kunden erstellt und (optional) versendet wird. Der Mandant legt die Rechnung einmal als Vorlage an — Lexware Office erledigt den Rest.
Typische Anwendungsfälle
| Branche | Anwendungsfall | Intervall |
|---|---|---|
| Coaching/Beratung | Monatliche Beratungspauschale | Monatlich |
| Fitness/Gesundheit | Mitgliedsbeiträge | Monatlich/Quartalsweise |
| IT/Software | SaaS-Lizenzen, Hosting | Monatlich/Jährlich |
| Marketing/Agentur | Retainer, Social-Media-Management | Monatlich |
| Immobilien | Hausverwaltungsgebühren | Monatlich/Quartalsweise |
| Bildung | Kursgebühren, Nachhilfe | Monatlich |
Serienrechnung in Lexware Office erstellen – Schritt für Schritt
Schritt 1: Neue Serienvorlage anlegen
- Zu Belege in der oberen Menüleiste navigieren
- Auf den grünen Button „Neuer Beleg" klicken
- „Serienrechnung" wählen
Schritt 2: Kundendaten und Positionen eingeben
- Name und Adresse des Kunden eingeben
- Neukunden direkt als Kontakt speichern: „+ Kunde anlegen"
- Kopfbereich (Betreff, Einleitungstext), Positionen (Leistungsbeschreibung, Menge, Preis) und Fußbereich (Zahlungshinweise) ausfüllen
Schritt 3: Serienrechnung konfigurieren
Die Konfiguration bestimmt, wann und wie die Rechnungen erstellt werden:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Datum (erste Ausführung) | Ab wann die Serienrechnung zum ersten Mal erstellt wird |
| Rechnungs-Intervall | Wöchentlich, 2-wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich |
| Aktiv bis (optional) | Enddatum — danach werden keine weiteren Rechnungen erstellt |
| Leistungszeitraum | Datum oder Zeitraum für die abgerechnete Leistung |
| Rückwirkend abrechnen | Haken setzen, wenn der Leistungszeitraum in der Vergangenheit liegt |
| Layout | Standard oder ein alternatives Layout |
| Erstellungsmodus | Automatisch versenden oder als Entwurf anlegen (für manuelle Prüfung) |
Schritt 4: E-Mail-Vorlage anpassen
Über „E-Mail-Text anpassen" (über dem E-Mail-Feld des Empfängers) lassen sich einstellen:
- Betreff individualisieren (z. B. „Ihre Rechnung für Februar 2026")
- E-Mail-Text personalisieren — Standard-Vorlage oder Freitext
- Kundencenter-Link aktivieren/deaktivieren (Kunden können Rechnungen online einsehen)
- Kopie an sich selbst senden lassen (empfohlen zur Kontrolle)
Schritt 5: Vorlage speichern
Auf „Vorlage speichern" klicken. Fertig — die Serienrechnung wird ab dem festgelegten Datum automatisch erstellt.
Serienvorlagen verwalten
Alle Serienvorlagen finden sich unter Belege → Serienvorlagen (ganz unten im Menü). Von hier lassen sie sich:
- Bearbeiten — Preise anpassen, Positionen ändern
- Pausieren — vorübergehend deaktivieren (z. B. bei Kundenpause)
- Löschen — endgültig entfernen (bereits erstellte Rechnungen bleiben erhalten)
Serienrechnungen und Umsatzsteuer
Hier kommt die Kanzlei ins Spiel: Bei Serienrechnungen gibt es umsatzsteuerliche Besonderheiten, die den Zeitpunkt der Steuerentstehung bestimmen.
Soll-Versteuerung (Standard)
Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Rechnungsstellung — unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Die automatisch erstellte Serienrechnung löst also sofort eine USt-Pflicht aus.
Ist-Versteuerung
Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld erst bei Zahlungseingang. Das ist für Serienrechnungen vorteilhaft, weil die USt erst abzuführen ist, wenn das Geld tatsächlich eingeht.
Für berechtigte Mandanten lohnt der Blick auf die Ist-Versteuerung: Bei einem Umsatz unter 800.000 € und Gewinn unter 80.000 € (Grenzwerte seit 2024) kann sie beim Finanzamt beantragt werden. Das verbessert die Liquidität — gerade bei Serienrechnungen, wo Zahlungseingänge oft erst Wochen nach Rechnungsstellung erfolgen.
Best Practices für Serienrechnungen
- Immer mit Zahlungsziel arbeiten — mindestens 14 Tage
- Leistungszeitraum korrekt angeben — „Beratungsleistung Februar 2026" statt nur „Beratung"
- SEPA-Lastschrift kombinieren — ideale Ergänzung: Rechnung + automatische Abbuchung
- Kopie an sich selbst senden — zur Kontrolle, ob alles reibungslos läuft
- OPOS regelmäßig prüfen — ob Serienrechnungen auch bezahlt werden (→ OPOS-Guide)
- Inaktive Serienvorlagen bereinigen — zu viele offene Vorlagen vermeiden
Serienrechnungen und E-Rechnung
Serienrechnungen lassen sich mit dem E-Rechnungsformat ZUGFeRD kombinieren. Kunden erhalten dann automatisch maschinenlesbare Rechnungen, die ohne manuellen Aufwand verarbeitet werden — das beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert die Liquidität des Mandanten.
Fazit: Einmal einrichten, dauerhaft profitieren
Die Serienrechnung in Lexware Office ist eines der stärksten Automatisierungswerkzeuge für Mandanten mit wiederkehrenden Leistungen. Pro Kunde und Monat lassen sich mindestens 5–10 Minuten manuelle Arbeit sparen — bei 20 Serienkunden sind das 2–3 Stunden pro Monat.
Für die Kanzlei bedeutet ein sauber aufgesetzter Serienrechnungs-Prozess einen gleichmäßigen, gut buchbaren Belegstrom und die Chance, die passende Versteuerungsart mit dem Mandanten festzulegen. Die kurze Checkliste:
- Alle wiederkehrenden Leistungen als Serienvorlage angelegt
- Intervall und Enddatum korrekt konfiguriert
- E-Mail-Vorlage personalisiert
- Erste Rechnung als Entwurf geprüft, dann auf Automatik umgestellt
- OPOS-Kontrolle für Zahlungseingänge eingerichtet
- Soll- oder Ist-Versteuerung mit der Kanzlei geklärt